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教你减信息化的成本
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铭万网
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时间:
2007年08月30日11:42
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信息来源:
IT168
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长期长久以来，信息化成本“黑洞”如一个幽灵般盘绕在中小企业的信息化上空挥之不去。面临巨大的成本压力，迫使很多中小企业被迫放弃了自己原来的信息化计划。于是乎，围绕中小企业的信息化“瘦身”，围绕如何降低中小企业信息化成本，IT供应商开出了各种“药方”。
他们要为信息化瘦身。然而几个来回下来，“企业突然发现这场瘦身运动”远没有想得的那样美妙：尽管软硬件价格不断跳水，但信息化成本仍旧高开高走，一路飘红。是什么让信息化“瘦”身运动如此坎坷，如此艰难？哪些成本才是造成信息化“瘦”不下来的罪魁祸首？企业怎样做才能为自己的信息化“瘦”身呢？
钱都花在哪了？
周六晚上，大李约几个老朋友聚会，席间发现赵岩一声不吭。开始大伙以为赵岩和家里人吵了架，一问才知道，原来是身为化肥厂科技处处长的赵岩正为信息化闹心呢。几杯酒下肚，赵岩当着朋友的面一吐为快，开始讲述自己的信息化故事。
“从决定上马那天起我就没消停过，先说买的软件吧！买了物流、供应链模块，后来实施方说必须购买成本模块后才能使用，我们也买了，几个模块下来，一百多万啊，远远超出当初的预算，这还没算购买的那50万的设备钱。我现在天天躲着厂长，生怕他问起这件事。现在正天天琢磨怎么度过这一关呢”。
接下来的事情更让赵岩有些始料未及。
“接下来就是各部门开会，讨论、培训、重新划分好部门之间的责权利”。好不容易跟头把式上线了，可效果实在不敢恭维。软件BUG不断，关键是耽搁了业务。我们在相当长的一段时间内保留原来的手工操作流程。所以我们那里有人形象地把ERP叫做“咦啊屁”：开始听说要上ERP了，大家心里很是惊奇，咦（E），我们也要用先进的ERP了。等经过一番培训后似乎明白了，啊（R），原来这就是ERP。最后上线运行发现麻烦多多，效果不佳，于是牢骚满天，什么ERP，简直就是屁（P）。
“我们花了上百万购买的很多模块，物流、供应链，成本、财务、生产，一个都不能少。最后却用不起来。最后不得不选择了另外一家厂商的产品。眼见着上百万的投资发挥不出作用来？您说厂长能不上火么？最后厂长带着财务处长找到我问，赵岩，你说要上信息化，说信息化能增加效益，改善管理，咱们钱没少给，人没少配，可那效益在哪？上信息化前前后后花了厂里400多万，你告诉我咱们厂信息化的钱都花到哪里了？”是啊，信息化的钱都花到哪里去了？赵岩好生郁闷。
除了购买设备和软件的钱非常明确之外，其他的钱到底花在哪里，赵岩真的回答不出来。
其实赵岩这个案例已经清楚地表明上一套信息化系统，除了上百万的采购成本，企业还要在后期管理、系统维护和升级上操心。成本支出可想而知。这还是情况不错的状态下，按照计划完成了系统实施。一旦系统实施失败，企业付出的将不只是采购成本。还有机会成本。
在很多人看来，信息化成本就是采购软硬件的成本，其实不然！信息化建设的成本包括重要的几块成本已经昭然若揭：采购成本、实施成本、使用成本和机会成本。采购成本和实施成本属于显性成本，而使用成本和机会成本属于隐性成本。
研究表明：信息化软硬件采购成本只占整个信息化成本的25-30%。剩下70%多发生在后期实施阶段和运营维护阶段。一位ORACLE ERP实施顾问戴明在MSN上告诉记者，上信息化的成本主要包含两块，一是购买软件的成本，最主要的是实施成本。上ERP时间延期一倍，小项目意味着企业成本增加成本100多万，大的项目就意味者增加1000多万。实施费用会是购买产品费用的数倍，甚至十几倍。这还没算使用成本和机会成本。
企业要想让一套信息化系统真正发挥其应有的作用，必须在管理、运营和维护上下功夫，要保障系统的正常运转，称职的IT技术人员是不可缺少的，以便一旦系统发生问题马上救火。员工熟悉系统也需要一定的时间，这并不是一个软件使用手册可以解决的。知识不等于技能，在知识转移的过程中，企业必然要付出相应的代价。一方面是系统管理和维护的需要，另一方面企业要面对更多的问题是如何与以前的信息化系统之间进行数据交换和信息共享，即打破信息孤岛要付出的成本，这种获得有效数据、整合数据的成本必然是高昂的。
当一个信息化项目因种种原因不得不下马的时候，信息化机会成本开始浮出水面。机会成本又称择一成本，是指在经济决策过程中，因选取某一方案而放弃另一方案所付出的代价或丧失的潜在利益。
最常见的机会成本就是因为项目失败导致的二次上马。转换新系统的成本通常是惊人的，整个软件环境的改变代价非常昂贵。像SAP这样的系统安装成本是软件购买成本的11倍。牵扯进来的还有基础设施升级、咨询、再培训等费用。
另外一大块机会成本由管理变革带来。为了适应信息化系统的要求，企业有可能对原有的管理流程进行再造，这必然要牵动既有的利益格局。权力的再分配导致企业中很多人对信息化的抵触情绪增加。这些抵触最后自然而然会转化为信息化的机会成本。管理变革本身就存在着很多不确定性，加上信息化项目本身所具有的复杂性，使得这种机会成本比无形中放大许多。
作者：王立群
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