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ERP会议为何效率不高？
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铭万网
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时间:
2008年01月15日14:12
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信息来源:
IT专家网
| | 编 者 按 ：ERP项目开始后，公司的会议会多很多，什么项目动员会议呀，需求定义会议呀，部门协调会议呀，周总结会议呀，等等。各种名义的会议，层出不穷。
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在跟一些客户进行交流时，有不少人问我该如何开好ERP会议，为什么我们公司ERP会议开得这么没有效率，一个简单的问题要开还几次会议才能确定下来，问题到底出在哪呢？我虽然不是这个行业的专家，但是，我平时参加客户的会议时，我也在不断的观察，发现有不少客户的ERP会议不得法。今天，我借这个机会，谈谈为什么ERP会议的效率会不高的问题，欢迎大家指正。
问题一：会前“预习”不够
我在参加企业的ERP会议时，发现会前准备不足，这是很多企业召开会议的通病。如参加企业的流程讨论会议，已经提前一个星期把标准参考流程发给各个部门看了，会前三天还发邮件通知各个部门看一下标准流程，可是，在流程讨论会上，问他们标准流程跟现在时机操作流程有哪些不同，没有人回答的出来，最好，只好在会议上一个个流程的对照、梳理下去，如此，流程讨论会议的效率怎么会高呢；如在编码确定会议上，项目负责人已经根据前几次会议已经总结出一套编码方案，让大家回去确认一下，有不同意见的话，邮件回复，等了三天，项目负责人没有收到一封邮件，以为大家都认同了，三天后，就召集员工准备把编码原则确认下来，结果，会前没有一个人提意见，但是，在会上大家就纷纷开始批判其这个编码原则，原来，在会前，他们根本没有去看编码原则的预定方案，所以，也就根本不会提意见。结果，好好地一个编码原则确认会议，就变成了一个意见收集会议。而本来意见的收集完全可以私下进行，而不用这么一大群人坐在会议室里开会，如此，效率怎么会高呢？
所以，在ERP会议之前，一定要做好准备工作。这就如同我们在读书的时候，在上课前，要先预习，这效果比光在课堂上听，效果要好的多。
如何做好ERP会议的“预习”攻克呢？就拿流程讨论会议来举例吧。
1.项目负责人要把各个部门的参考流程发给相关人员。注意，在发流程时，不要把整个ERP的标准流程都发给他们，而要按部门进行区分。否这几百个ERP流程，员工就不会去看。
2.在流程分发给他们后，要指定一个回复时间。如把采购流程法给采购部门，要求采购经理必须在三天后，把看的结果汇报给项目负责人，要总结出现有流程与标准流程的差异。如此，在流程讨论会上，只要讨论有差别的地方，而不用从头看到尾，浪费大家的时间。
问题二：会后执行、监督不力
会上的决议，在会后当然要如实的落实下去，否则的话，开会有什么用呢。但是，很多客户在ERP会议上的决议，很难落实下去，或者由于监督、执行不力，会议决议成了一纸空文。如在基本资料整理会议上，要求采购部门在3日内按ERP系统的格式整理完成供应商资料。这个命令虽然已经发下去了，但是没有人去监督，采购部也迟迟没有执行。结果三天期限到了，采购部门还没有整理完毕，或者随便拿一份不知道什么年代的供应商资料应付了事。
所以，会有若决议得不到有效执行、有效监督，则这个会议开了等于白开。为了使得ERP会议的决议能够得到有效执行，不少客户在此做了不少的努力，想了一些切实可行的方法，大家可以借鉴一下。
我有一个客户，其是通过内部联络单的形式来追踪的。如在ERP基础资料的准备会议后，企业的稽核小组即会议记录人员，马上会填写一份内部联络单，把今天会议的所作的决议，记录在其中，然后让各个参会人员签字确认。稽核小组人员会根据会议记录，去督促决议的执行情况。发现意外情况，也会及时向项目负责人汇报。如此，项目负责人在稽核小组的帮助下，可以掌握项目成员的工作进度，可以运筹帷幄，管理整个项目的进度。
作者：小微
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