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职责分割的重要性
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铭万网
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时间:
2007年10月12日09:34
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信息来源:
牛津管理评论
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我国传统文化里关于用人一直有个“用人不疑、疑人不用”的说法。现在我们大家都知道，这种说法是不太符合现代企业管理精神的。现代企业管理是一边怀疑你，一边还要用你，并且通过各种内部控制制度来约束你，让你即使有坏心眼，也很难做成什么坏事。
在企业的各种内部控制的设计里，最常见的一条原则就是“职责分割”原则。简单来说，就是将完成一件事情要涉及的方方面面的工作分开安排给至少两个人，好比打开一个保险柜需要两把钥匙，而这两把钥匙由两个人分管。这样，即使单独一个人有了什么坏心眼，也没有办法自己独立“作案”。
有人可能会说，一旦这两个人串通，这个“职责分割”的安排就没有用了。是的，确实如此。所以，企业里对于一些非常重要的事情，就要分开安排给三个人、四个人，甚至更多。当然，做任何一件事情，需要牵涉的人越多，做事效率也往往越低。所以，企业在内部控制的设计上总要考虑“用效率来换安全”。
举几个非常简单的财务部的例子来说明一下这个“职责分割“的道理。例如，天天跑银行的出纳员也负责从银行拿每月的银行对帐单。据我个人观察，中国大概90%以上的企业都是这样安排出纳员的工作的。很可惜的是，这是一个典型的没有贯彻好“职责分割”原则的工作安排。出纳员的工作是掌管企业的现金和银行存款。在管理好的企业里，到了每月月底，会安排另外一名财务人员和出纳员一起，盘点一下库存现金。为什么不能让出纳员自己盘点现金并报告一个盘点结果呢？因为对出纳员要有必要合理的“怀疑”-担心出纳员中饱私囊。
既然对于库存现金都要有这样的“怀疑”和监督机制，对于金额更大的银行存款，企业为什么反而能放心让出纳员自己去拿月底的对帐单呢？由此可见让出纳员自己去拿银行对帐单的不合理性。要知道，伪造一份银行对帐单也不是什么太难的事情。反过来说，只是在月末让另外一名财务人员跑一趟银行拿一下银行对帐单，也应该不是什么太难的事情。
再举一个例子。目前很多企业对外付款是通过支票。支票上可能要有两三个签字或公章才能生效。财务经理为了省事，经常把所有的签章拿在自己手里。这就又是一个没有贯彻好“职责分割”原则的例子。尽管为了得到付款的批准，可能要填写一个请款单，然后部门负责人、财务负责人、企业总经理等等层层审批，但到了最后一个环节，竟然出现了这样的一个漏洞：财务经理自己就可以把一张空白支票“加工”成一张有效的对外付款的支票。那么，谁来保证财务经理一定而且只能是按照层层审批过的请款单来开支票的呢？我曾经拿类似的问题问一家企业的财务负责人，在那家企业里，全部的签章放在一位出纳员手里。
那位财务负责人的回答是，这个人已经做了多年的出纳工作，他对这位出纳员还是有必要的信任的。
我也没有给他讲上面这些关于内部控制和职责分割的大道理。我只是告诉他，不怕一万，就怕万一。万一哪一天，这名出纳员一时鬼迷心窍，真得从公司帐户里转走了几十万元或者上百万元，他作为财务负责人，也会“吃不了兜着走”的。企业的总经理会认为他的管理水平太低。整个中国的财务管理理论界和实务界都会把他这个例子作为反面教材天长日久地不断宣讲的。
我相信，任何企业的财务负责人都是希望防范风险的。如果花一点点儿力气就能够降低风险，没有人不愿意做。而“职责分割”原则恰恰是这样一种低成本高效率的内控原则。
对于前面讲的例子，还要补充说两句。有的企业在拿回来银行对帐单后，准备银行调节表的工作是由出纳自己做的，这似乎不是什么太好的监控方式，至少，银行调节表应该由别人来检查一下做得对不对。有的企业年底的存货盘点和固定资产盘点，也是由库管员自己来执行，而没有安排别人一起来盘点，这同样不是什么好的监控方式。“职责分割”原则其实是无处不在的。
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